Inspiratie: 'Voortgangsdocument bevordert samenwerking Lokale Educatieve Agenda in gemeente Oirschot'

Dit document helpt om de samenwerking tussen onderwijs, kinderopvang, andere samenwerkingspartners en de gemeente efficiënter en doelgerichter te maken. Caren Julien (beleidsmedewerker gemeente Oirschot), Liesbeth van den Berg (CvB-voorzitter Skobos) en Lotte Smolders (Directeur Opvang Kindcentrum de Vliertuin bij Stichting Etuda Onderwijs en Opvang) vertellen hoe dit voortgangsdocument werkt, welke voordelen het biedt en vooral: wat je hiervan kan leren.

Ontstaan van het voortgangsdocument

In de gemeente Oirschot was er vijf jaar geleden nog weinig sprake van een structuur voor LEA-overleggen. Volgens Liesbeth van den Berg, CvB-voorzitter bij Skobos, werd er vaak langs elkaar heen gewerkt. De behoefte aan duidelijke samenwerking en heldere communicatie groeide. Dat leidde tot de ontwikkeling van een Excel-document – het LEA-voortgangsdocument – waarin alle beleidsdoelen, afspraken, de status en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd.

Liesbeth vertelt: “Het voortgangsdocument zorgt ervoor dat iedereen weet wat de status is van de lopende onderwerpen en welke partij waarvoor verantwoordelijk is. Zo blijven de gesprekken inhoudelijk en constructief.”

Voordelen: tijdswinst en duidelijkheid

Het gebruik van het voortgangsdocument heeft geleid tot een aantal grote voordelen voor de samenwerking in Oirschot. Caren Julien van de gemeente Oirschot vertelt: “Als beleidsmedewerker heb je de verantwoordelijkheid om de regie te pakken. Dankzij het document kan ik erop vertrouwen dat iedereen op de hoogte is en weet wat zijn of haar rol is. Dat is heerlijk. Je ziet gewoon dat alles goedkomt.”

Ook voor Lotte Smolders, directeur van kindcentrum De Vliertuin, is het document handig: “Het maakt dat je veel beter voorbereid aan tafel zit. Als we nu verantwoording moeten afdragen, kunnen we precies laten zien waar we staan en wat we samen hebben bereikt. Dat geeft niet alleen vertrouwen, maar zorgt ook voor meer focus tijdens de overleggen.”

Daarnaast merkt Liesbeth op dat het voortgangsdocument helpt om kennis te borgen. “Kennis die eerder vooral in je hoofd zat en als vanzelfsprekend werd gezien, wordt nu gedeeld en vastgelegd. Dit maakt het mogelijk om te controleren of we allemaal de kant opgaan die we voor ogen hebben.”

En mist iemand een keer een vergadering of springt een collega bij die niet in de inhoud zit? “Dan kun je de stand van zaken snel terugvinden in het overzicht”, aldus Lotte.

Een document voor vooruit- en terugkijken

Het document helpt niet alleen om de voortgang te monitoren, maar heeft ook een belangrijke rol in het vooruit- en terugkijken. Liesbeth: “Het is een middel om te reflecteren op wat we hebben bereikt en waar we naartoe willen. Wanneer er bijvoorbeeld veranderingen nodig zijn – zoals bij de impact van de oorlog in Oekraïne – kunnen we snel schakelen en onze koers bijsturen. Bovendien is het erg handig wanneer er wisselingen zijn; mensen die nieuw zijn op dit thema kunnen eenvoudig teruglezen wat we hebben gedaan en waar we staan.”

Wat kun je als gemeente hiervan leren?

Elke gemeente werkt op zijn eigen manier aan de Lokale Educatieve Agenda. Maar de praktijk uit Oirschot laat zien dat een helder voortgangsdocument veel voordelen kan bieden: duidelijkheid, tijdswinst en een betere samenwerking. Lotte vat het treffend samen: “Het document is geen doel op zich, maar een middel om de doelen te bereiken. Het helpt ons om sneller informatie te delen en beter samen te werken.” Om het voortgangsdocument op één plek te beheren, waar iedereen het aan kan passen zonder dat er verschillende versies ontstaan, gebruiken de partijen Microsoft Teams. “Het organiseren van zo’n veilige omgeving dat aan ieders eisen voldoet kost even tijd, maar is wel een voorwaarde voor het samenwerken”, aldus Liesbeth.

Zelf aan de slag? Download het voortgangsdocument

Ben je benieuwd naar het voortgangsdocument van de gemeente Oirschot? Je kunt het document hier downloaden en zelf (aanpassen en) gebruiken.

Download de Excel